Als ondernemer komt er dagelijks veel op je bordje en je moet het ook allemaal grotendeels zelf regelen. Dit herken je vast wel: je begint een werkdag met goede plannen en voornemens. Je agenda en je actielijst liggen naast je op het bureau. De koffie staat klaar en je gaat lekker aan de slag. Maar aan het einde van de dag heb je nog maar een fractie van het werk gedaan dat je eigenlijk gepland had. Zonde. Lees snel de tips in dit blog om zo efficiënt mogelijk te werken, zodat je elke dag met plezier de dingen afkrijgt die af moeten en daarna soms zelfs nog tijd over hebt.

1. Formuleer je doelen

Acties uitvoeren kan niet zonder vooraf duidelijke doelen te bepalen. Pas als je weet welke doelen je hebt, kun je gaan kijken naar de acties die daarbij horen. Zo creëer je overzicht.

De volgende stap is dat je jouw acties concreet en meetbaar maakt. Bijvoorbeeld vanuit de FAST-formulering; die ken je misschien nog niet want die is nieuw.

Ik hou van actie en hoop jou met FAST in actie te zetten:

FAST staat voor Frequent, Ambitieus, Specifiek en Transparant.

Frequent staat voor ‘steeds weer aanwezig zijn, steeds weer de boer op, volhouden, doorgaan, doen wat werkt en weer opnieuw doen wat werkte’.

Als je een FAST doel stelt, maak het dan ambitieus in plaats van realistisch. Realistisch wekt bezwaren op. ‘Is dit wel haalbaar? Kan ik dit wel?’ Maal je doel ambitieus, zelfs liever iets ambitieuzer dan je in eerste instantie bedenkt. Maak ze gedurfd. Zo gedurfd dat je eigenlijk twijfelt of het haalbaar is. Maar daarom zeer ambitieus.

F: Frequent
A: Ambitieus
S: Specifiek
T: Transparant

FAST-doelen formuleren op papier is wel te doen. Het is ook belangrijk om het doel daarna in stukjes te hakken en de actiepunten ook FAST te formuleren. Zet ze in je agenda en voer ze uit. In de volgende tip ga ik daar uitgebreid op in.

2. Organiseer je werk

Als jij dagelijks efficiënt wilt werken, moet je eerst weten wat er wanneer moet gebeuren. Goed plannen is hiervoor noodzaak. Plannen betekent ook prioriteiten stellen. Niet alles is even belangrijk. Houd daarbij steeds je doelen voor ogen.

Allereerst bepaal je welke taken of acties er moeten gebeuren de komende periode. Niet alleen vandaag, maar bijvoorbeeld voor de komende maand. Noteer ze voor jezelf en kijk dan hoe urgent ze zijn. Zitten er deadlines aan bepaalde acties? Bepaal ook hoe belangrijk elke actie is. Moet het echt deze maand? Of kan het ook een maandje later? Wees kritisch.

Dan naar het indelen van je werkdag. De kunst is om niet teveel activiteiten in te plannen. Alles duurt altijd langer dan je denkt. Mijn tip is om je dag in blokken te verdelen. Dat werkt erg goed en biedt structuur. Zo voel je je rustiger, werk je efficiënter en blijft je werk lekker overzichtelijk.

Voer per blok werkzaamheden uit die op elkaar lijken of die in eenzelfde programma gedaan moeten worden. Denk aan het schrijven van teksten, het plegen van telefoontjes of het doen van je administratie. Wist je dat dit flink bijdraagt aan efficiënt werken? Hierdoor kom je in een flow en dat werkt prettiger en je krijgt dingen sneller gedaan.

Ninjatip: houd bij het inplannen van je acties rekening met lange en korte taken. Bundel kleine, gelijksoortige taken bij elkaar. En plan een langer blok (ochtend of middag) dat je geheel wijdt aan de complexere klussen.

Verzin jij wel eens redenen en zoek je uitvluchten om niet op een e-mail te reageren of een telefoontje te beantwoorden? Heb je druk nodig om met moeilijke opdrachten te starten (“ja maar, ik werk beter onder druk”)? Neem je wel eens halve maatregelen om onaangename of moeilijke taken te vermijden of uit te stellen? Laten we samen jouw uitstelgedrag stoppen. Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie. https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/

3. Houd je taken op één plek bij

Heb je alles uitgewerkt? Kies dan bij voorkeur één plek waar je je actiepunten samenvoegt en af kunt strepen als ze gedaan zijn. Nee, dat werkt niet met je bureau vol post-its. Maar een plek waar je informatie noteert, die op verschillende manieren binnenkomt (persoonlijk, via mail of telefoon). Zo creëer je orde, rust en overzicht. Dat kan op papier maar ook digitaal. Je hebt verschillende online planners waarin dat goed kan. Gewoon wegstrepen op een dagelijkse to-dolijst kan ook.Verder lezen