Als ondernemer komt er dagelijks veel op je bordje en je moet het ook allemaal grotendeels zelf regelen. Dit herken je vast wel: je begint een werkdag met goede plannen en voornemens. Je agenda en je actielijst liggen naast je op het bureau. De koffie staat klaar en je gaat lekker aan de slag. Maar aan het einde van de dag heb je nog maar een fractie van het werk gedaan dat je eigenlijk gepland had. Zonde. Lees snel de tips in dit blog om zo efficiënt mogelijk te werken, zodat je elke dag met plezier de dingen afkrijgt die af moeten en daarna soms zelfs nog tijd over hebt.
1. Formuleer je doelen
Acties uitvoeren kan niet zonder vooraf duidelijke doelen te bepalen. Pas als je weet welke doelen je hebt, kun je gaan kijken naar de acties die daarbij horen. Zo creëer je overzicht.
De volgende stap is dat je jouw acties concreet en meetbaar maakt. Bijvoorbeeld vanuit de FAST-formulering; die ken je misschien nog niet want die is nieuw.
Ik hou van actie en hoop jou met FAST in actie te zetten:
FAST staat voor Frequent, Ambitieus, Specifiek en Transparant.
Frequent staat voor ‘steeds weer aanwezig zijn, steeds weer de boer op, volhouden, doorgaan, doen wat werkt en weer opnieuw doen wat werkte’.
Als je een FAST doel stelt, maak het dan ambitieus in plaats van realistisch. Realistisch wekt bezwaren op. ‘Is dit wel haalbaar? Kan ik dit wel?’ Maal je doel ambitieus, zelfs liever iets ambitieuzer dan je in eerste instantie bedenkt. Maak ze gedurfd. Zo gedurfd dat je eigenlijk twijfelt of het haalbaar is. Maar daarom zeer ambitieus.
F: Frequent
A: Ambitieus
S: Specifiek
T: Transparant
FAST-doelen formuleren op papier is wel te doen. Het is ook belangrijk om het doel daarna in stukjes te hakken en de actiepunten ook FAST te formuleren. Zet ze in je agenda en voer ze uit. In de volgende tip ga ik daar uitgebreid op in.
2. Organiseer je werk
Als jij dagelijks efficiënt wilt werken, moet je eerst weten wat er wanneer moet gebeuren. Goed plannen is hiervoor noodzaak. Plannen betekent ook prioriteiten stellen. Niet alles is even belangrijk. Houd daarbij steeds je doelen voor ogen.
Allereerst bepaal je welke taken of acties er moeten gebeuren de komende periode. Niet alleen vandaag, maar bijvoorbeeld voor de komende maand. Noteer ze voor jezelf en kijk dan hoe urgent ze zijn. Zitten er deadlines aan bepaalde acties? Bepaal ook hoe belangrijk elke actie is. Moet het echt deze maand? Of kan het ook een maandje later? Wees kritisch.
Dan naar het indelen van je werkdag. De kunst is om niet teveel activiteiten in te plannen. Alles duurt altijd langer dan je denkt. Mijn tip is om je dag in blokken te verdelen. Dat werkt erg goed en biedt structuur. Zo voel je je rustiger, werk je efficiënter en blijft je werk lekker overzichtelijk.
Voer per blok werkzaamheden uit die op elkaar lijken of die in eenzelfde programma gedaan moeten worden. Denk aan het schrijven van teksten, het plegen van telefoontjes of het doen van je administratie. Wist je dat dit flink bijdraagt aan efficiënt werken? Hierdoor kom je in een flow en dat werkt prettiger en je krijgt dingen sneller gedaan.
Ninjatip: houd bij het inplannen van je acties rekening met lange en korte taken. Bundel kleine, gelijksoortige taken bij elkaar. En plan een langer blok (ochtend of middag) dat je geheel wijdt aan de complexere klussen.
Verzin jij wel eens redenen en zoek je uitvluchten om niet op een e-mail te reageren of een telefoontje te beantwoorden? Heb je druk nodig om met moeilijke opdrachten te starten (“ja maar, ik werk beter onder druk”)? Neem je wel eens halve maatregelen om onaangename of moeilijke taken te vermijden of uit te stellen? Laten we samen jouw uitstelgedrag stoppen. Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie. https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/
3. Houd je taken op één plek bij
Heb je alles uitgewerkt? Kies dan bij voorkeur één plek waar je je actiepunten samenvoegt en af kunt strepen als ze gedaan zijn. Nee, dat werkt niet met je bureau vol post-its. Maar een plek waar je informatie noteert, die op verschillende manieren binnenkomt (persoonlijk, via mail of telefoon). Zo creëer je orde, rust en overzicht. Dat kan op papier maar ook digitaal. Je hebt verschillende online planners waarin dat goed kan. Gewoon wegstrepen op een dagelijkse to-dolijst kan ook.
Een superleuke app daarvoor is Momentum. Je kunt hem in je Chrome browser installeren en je komt de reminder en je todo-list steeds weer opnieuw tegen gedurende de dag.
Zorg er in alle gevallen voor dat je niet meer inplant dan dat je daadwerkelijk kunt uitvoeren op een dag. Anders eindig je jouw werkdag steeds met een onvoldaan gevoel. Plan daarbij ook je pauzes concreet in (zie Ninjatip).
Als je dan toch aan het inplannen bent: houd dagelijks een half uur vrij in je agenda voor onverwachte dingen. Of om een achterstand weg te werken. Ook dat geeft rust en zorgt ervoor dat bepaalde dingen ondanks de drukte toch af komen.
Het is trouwens verstandig om werk- en privé afspraken in één agenda bij te houden. Dat werkt het meest overzichtelijk en efficiënt. Zo heb je meteen compleet overzicht.
Ninjatip: noteer alle afspraken meteen. Zo vergeet je niks. Als je denkt dat je dat ‘zo wel even doet’ of wel onthoudt, bestaat de kans dat je toch dingen vergeet. Noteer ook afspraken met jezelf. Blokken om aan je marketing te werken of te schrijven. Pauzes en reistijd horen ook in je agenda.
4. Bouw routine op in je werkzaamheden
Wist je dat de oude gedachte van rust, reinheid en regelmaat helemaal zo gek nog niet is? Routines geven rust. Je weet wat je wanneer moet doen. Want je bent niet voor niets ondernemer geworden: tientallen ideeën en concepten schieten dagelijks door je hoofd. Helaas ontbreekt het vaak aan wilskracht om te beginnen met één van die fantastische ideeën. Het inbouwen van routine zorgt ervoor dat je wel stappen maakt.
Privé heb je al verschillende routines ingebouwd: denk aan je ochtendritueel. Dat zijn handelingen die je inmiddels op de automatische piloot doet. Waarom voer je dat niet ook op je werk in?
Denk aan een vast programma voor iedere ochtend. Kies iets wat bij je past en voer dit ritme dagelijks op dezelfde manier uit. Je gaat snel merken dat dit prettig is en ervoor zorgt dat je energie genoeg over hebt voor de grotere of lastigere klussen. Het mooie is dat die routines er langzaam aan inslijten waardoor je in minder tijd meer gedaan krijgt: ideaal.
Ninjatip: Start je dag niet met het checken van je social media of met het openen van je mailbox. Maar begin de dag altijd met een belangrijke taak die die dag af moet komen. Het voelt ook goed als deze taak is afgerond.
5. Stel een tijdslimiet voor je taken
Werk met strakke deadlines. Anders bestaat de kans dat je eindeloos lang doorgaat. De vraag is ook of het werk daardoor beter wordt (zie tip 16). Door een tijdslimiet in te stellen voor je werkzaamheden, krijg je gewoonweg veel meer gedaan. Je werktempo komt automatisch hoger te liggen en je kunt goed focus houden. Het werkt echt!
Neem de taak die je nu moet uitvoeren. Bepaal er een realistische tijd voor waarin het moet zijn afgerond. Bijvoorbeeld in 2 uur. Zet de timer aan en begin met de taak. Zorg dat je geen afleiding hebt (zie tip 7). Je merk dat je gemotiveerd aan de slag gaat omdat je die deadline natuurlijk wilt halen. Zo werk je ook stukken productiever.
Ninjatip: schat de benodigde tijd wel goed in: niet te ruim maar zeker ook niet te krap. Dat veroorzaakt onnodige stress. Feit is dat we ons zelf vaak over- of onderschatten in wat we kunnen in een bepaald tijdsbestek. Vind je dit lastig te bepalen? Schrijf dan een aantal weken achter elkaar je routinetaken op en noteer de tijd die je verwacht ervoor nodig te hebben. Zet er na het afronden van de klus achter, hoe lang je er werkelijk over gedaan hebt. Zo krijg je een goed beeld van de gemiddelde duur van bepaalde klussen.
6. Zorg voor een opgeruimde werkplek
Het lijkt een inkoppertje maar een goede en opgeruimde werkplek is echt één van de belangrijkste factoren om prettig en efficiënt te kunnen werken. Die plek beschikt minimaal over een goede stoel en voldoende licht. Zorg daarbij voor zo min mogelijk afleiding door allerlei spullen die op je bureau liggen of zich in de ruimte bevinden. Zorg dat alle spullen die je die dag nodig hebt, wel binnen handbereik liggen.
Efficiënt werken begint met het creëren van overzicht: ook op je werkplek. Chaos in je kantoor of op je bureau leidt alleen maar tot chaos in je hoofd. Voorkom dat en kies elke week een vast moment om wat zaken op te ruimen en te archiveren. Zo vind je dingen ook sneller terug.
Ninjatip: leg aan het einde van de werkdag alvast de spullen klaar voor de volgende ochtend. Zorg ervoor dat je actielijst ook klaar ligt. Dan kun je meteen starten de volgende dag zonder nog van alles te moeten pakken.
7. Vermijd afleiding
Ik weet het … het is zo verleidelijk om je mobiele telefoon aan te hebben staan en naast je neer te leggen omdat je geen klant wilt missen. Of om je mailbox, LinkedIn of Facebook toch op de achtergrond open te laten staan. Ik zeg: niet doen!
Dit is – hoe dan ook – afleiding. Jij wilt efficiënter werken, dus zorg ervoor dat alle dingen die je niet (direct) nodig hebt of die je afleiden, weggelegd worden (mobiele telefoon) of uitgezet worden (social media en de mailbox). Je mobiele telefoon op ‘niet storen’ zetten is een must bij klussen waarbij je geconcentreerd en met focus aan de slag moet. Verwacht je een belangrijk telefoontje van die ene klant? Dan kun je op je toestel aangeven dat dat gesprek wel door mag komen.
Ninjatip: Ik gebruik daarvoor een telefoonservice. Een professionele telefoonservice ondervangt jouw telefoontjes, beantwoordt de telefoon als of ze echt in jouw bedrijf is, wimpelt verkopers af en zet alleen die gesprekken door die jij wilt die dag. Ik werk zelf met Management Support Tilburg. Topservice voor een minimale investering!
Daarnaast staan er andere ‘verleidingen’ op de loer als je je kantoor aan huis hebt. Hoe snel draai je even een wasje of vouw je de was die klaar is, boen je even door de keuken of pak je de stofzuiger erbij? Het zijn dingen die je gemakkelijk kunt doen als je toch in de buurt bent. Maar in de meeste gevallen is het puur uitstelgedrag.
Liever niet doen, want het haalt je uit je ritme en dus uit je concentratie. Daarmee verspil je weer kostbare tijd omdat je er daarna weer helemaal in moet duiken. Ook met die vriendin die even een half uurtje op de koffie wil komen (ooh, jij bent toch altijd thuis?), kun je echt beter na werktijd afspreken.
8. Neem op tijd een pauze
Het klinkt misschien wat tegenstrijdig met de vorige tip: zorg voor voldoende pauzemomenten tijdens je werkdag. Dan heb ik het niet over wasjes vouwen of de vaatwasser uitruimen: maar een echt pauzemoment waarin je even ‘niets’ doet.
Want je kunt je een bepaalde tijd prima focussen, maar je hersenen hebben ook tijd nodig om informatie te verwerken. Schijnbaar hebben hersenen een aandachtsspanne van 40 minuten. Het is verstandig na 30 – 40 minuten even een korte pauze in te lassen. Dat hoeven maar een paar minuutjes te zijn. Sta op van je werkplek en loop even rond. Kijk naar buiten met je blik op oneindig: even ontspannen.
Zelf werk ik graag in blokken van anderhalf uur en neem na elk blok een korte pauze (kopje thee of koffie zetten) en na 2 blokken een wandeling of, niet lachen, spring ik even op mijn trampoline 😉
Een langere pauze moet ook echt een pauze zijn. Echt weg van je werkplek, het liefste even naar buiten voor een wandeling als dat kan. Hierdoor word je energieker en productiever.
9. Verwijder alle ‘stoorzenders’
Met volle focus werken is tegenwoordig bijna niet te doen door alle afleiding van binnenkomende appjes, mails etc. In tip 7 haalde ik het belang van afleiding vermijden al aan. Zonder afleiding werk je echt stukken efficiënter en houd je veel meer tijd over: het zal je verbazen.
Om te beginnen zet je op alle apparaten de meldingen van nieuwe berichten uit. Zet alle piepjes op ‘stil’ zodat je niet steeds gestoord wordt als er iets binnen komt.
Internet is ook zo’n echte stoorzender. Vaak moet je voor je werk iets opzoeken, maar hoe snel verzand je op allerlei andere pagina’s en ben je helemaal niet meer met datgene bezig, dat je eigenlijk opzocht? Dat kost je kostbare tijd!
Een andere tijdvreter is een mailbox die de hele dag open staat. Het haalt je bij iedere binnenkomende mail uit je concentratie. Daarnaast veroorzaakt het ook stressgevoelens omdat je ook graag die mail wilt beantwoorden, terwijl je middenin een andere belangrijke klus zit.
Indien het voor je werk niet urgent is om bovenop je mail te zitten, open je mailbox dan slechts een paar keer per dag. Handel dan alle nieuwe mails af.
Ninjatip: Zet op je computer alleen die tabbladen open die je op dat moment ook echt nodig hebt.
10. Benut je energieke momenten
Deze tip is kort maar krachtig. Je weet waarschijnlijk wel van jezelf op welke momenten jij het meest energiek en productief bent. Voor de één is dat ’s avonds laat, voor de ander vroeg in de ochtend.
Het is slim om complexere taken in te plannen op jouw energieke momenten. Dan gaat alles makkelijker en sneller, waardoor je effectief weer tijd overhoudt voor andere werkzaamheden. Probeer het maar eens uit en je bent meteen overtuigd.
11. Maak het iedereen gemakkelijk met FAQ’s
Je herkent het wel: een bepaalde vraag word je via de mail voor de 100ste keer opnieuw gevraagd. Dat kost weer tijd om die persoon persoonlijk te antwoorden. En zo zijn er vast wel meer vragen te bedenken die steeds opnieuw gesteld worden.
Los dit op door een pagina op je website te maken met veelgestelde vragen (= FAQ’s) of een kennisbank. Verwijs mensen met vragen via de mail naar die pagina. Of verwijs mensen in je nieuwsbrief even ter informatie naar die pagina. Vul deze lijst ook steeds aan met nieuwe vragen die binnenkomen van klanten of websitebezoekers.
12. Delegeer bepaalde werkzaamheden
Als ondernemer hoef je het niet alleen te doen. Waarom zou je alles zelf doen? Denk bijvoorbeeld aan de administratie. Het is een feit dat mensen dingen minder graag uit handen geven. Zeker als het op persoonlijke zaken (zoals een eigen bedrijf) aankomt. Als je werk uit handen geeft (delegeert), geef je voor je gevoel een deel van je ‘macht’ uit handen. Dit kan best confronterend voor je zijn. Laat dat gevoel los. Uiteindelijk neem jij altijd de eindbeslissing.
Iedereen heeft zijn eigen expertisegebied en is daar goed in. Dus als je iemand inhuurt voor bepaalde werkzaamheden, kun jij dat loslaten en het geeft jou weer veel extra tijd in je agenda waarin jij kunt doen wat je leuk vindt: geld verdienen met jouw bedrijf!
13. Zeg vaker nee
Nee: Je kunt niet alles doen en nee: je hoeft niet iedereen tevreden te houden. Doe de dingen die belangrijk zijn. Laat de overige zaken zoveel mogelijk achterwege. Dat geldt zowel voor je werk als ook privé.
Herken je misschien dat alle taken vaak even belangrijk voor jou voelen? Laat je hier niet in meeslepen. Breng de taken duidelijk in kaart en kijk wat er op dit moment echt moet gebeuren. De andere dingen komen later. Dus alle niet-urgente verzoeken pak je niet vandaag op, maar plan je alvast in voor een later moment. Communiceer dit ook.
Verkoop daarnaast altijd duidelijk ‘nee’ als iets je (nu) niet lukt of als je het niet ziet zitten of gewoon niet wilt doen. Je hebt het al druk genoeg. ‘Nee’ is ook een antwoord en dan kan iedereen weer verder. Pak dit natuurlijk wel tactisch aan.
Wie overal ja op zegt, ervaart stress omdat je gewoonweg niet alles kunt doen. Ik weet dat sommige mensen erg overtuigend kunnen zijn. Laat je daardoor niet beïnvloeden, want zo verlies je grip op je agenda en je planning. Zeg niet te snel ‘ja’ op dingen. Geef aan dat je er even over na wilt denken en er later op terug komt.
14. Plan tijd voor jezelf in
Je weet zelf dat de boog kan niet altijd gespannen zijn. Zorg zelf voor de (brood)nodige vrije tijd. Kijk of je een dagdeel kunt vrijhouden elke week, waarin je even niets doet wat met werk te maken heeft. Echt een moment dat je het kunt loslaten: gewoon even helemaal niks.
Plan iets in wat je leuk vindt of waar je energie van krijgt. Doe dit structureel elke week en zet het in je agenda. Houd je er vervolgens ook aan. Dit gaat je een fijne balans opleveren tussen werk en privé, waardoor jij daarna met dubbel zoveel energie weer aan het werk gaat.
In mijn agenda staat altijd de vrijdag standaard ingepland. Mijn team weet dat en plant niks in op vrijdag. Het heeft even geduurd voor ik de vrijdagen ook echt werkvrij had, maar ik hield stug vol. Als jij je geen structurele vrije dag kunt veroorloven, plan hem dan incidenteel in.
15. Beloon jezelf
Als zelfstandig ondernemer moet je jezelf af en toe belonen en jezelf iets gunnen. Voor bepaalde successen mag je jezelf zeker belonen.
Wist je dat kleine beloningen af en toe inzetten goed werkt ter motivatie om efficiënt door te werken? Je kunt beloningen zo zinvol inzetten om jezelf te motiveren en lekker efficiënt door te werken.
Zo beloon ik mezelf na een dag hard werken met een goed boek, een lekkere Netflixfilm of een etentje met kinderen, kleinkinderen of vrienden.
16. Laat je perfectionisme los
Last but not least: perfectionisme. We weten dat het je ver kan brengen en tot mooie dingen kan leiden. Maar laat het ook regelmatig lekker los. Goed is ook goed genoeg. Stop op tijd met je taak en verspil niet te veel tijd met die laatste kleine details.
Ik geef je een paar tips om perfectionisme wat meer los te laten:
- Ga gewoon beginnen en doen. Begin aan een taak zonder er teveel over na te denken, te twijfelen of te piekeren. Door te beginnen, kom je vanzelf tot nieuwe inzichten over je aanpak en krijg je meer gedaan.
- Goed is méér goed genoeg: echt waar!
- Leer wat meer los te laten. Stel je hebt een fout gemaakt: wat gedaan is, is gedaan en wat gebeurd is, is gebeurd. Daar kun je nu niets meer aan doen. Laat het los en neem het mee als een leermoment voor jezelf.
- Kijk of je jouw energie op de juiste zaken richt in je bedrijf. Soms richt je je op dingen waarvan anderen vinden dat je ermee bezig moet zijn. Zoek dit uit.
En …? Wat ga jij toepassen? Kijk welke tips je het meeste gaan opleveren qua efficiëntie en ga ermee aan de slag. Onthoud hierbij altijd het volgende: De reis is belangrijker dan de bestemming 😉 Veel succes!
Verzin jij wel eens redenen en zoek je uitvluchten om niet op een e-mail te reageren of een telefoontje te beantwoorden? Heb je druk nodig om met moeilijke opdrachten te starten (“ja maar, ik werk beter onder druk”)? Neem je wel eens halve maatregelen om onaangename of moeilijke taken te vermijden of uit te stellen? Laten we samen jouw uitstelgedrag stoppen. Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie. https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/
Speak Your Mind