Je kent het verschijnsel vast wel: uitstelgedrag. Je krijgt het niet voor elkaar om die klusjes te doen die al even moeten gebeuren of om een start te maken met een groter project. Of dat nu thuis is of op het werk: het maakt niet uit. Je gaat liever eerst je mails checken, het nieuws kijken of een kop koffie drinken. Als dit af en toe gebeurt, is er niets aan de hand. Maar steeds meer mensen ontwikkelen een soort permanent uitstelgedrag. In dit blog deel ik 14 tips met je om je uitstelgedrag effectief tegen te gaan.
Waarom hebben we de neiging om uit te stellen?
Waarom schuiven we vaker onaangename taken voor ons uit, ook al weten we dat dit uiteindelijk alleen maar de stress en de druk verhoogt? Daar zijn onder meer de volgende reden voor:
- Slecht time-management.
- Moeilijk prioriteiten kunnen stellen.
- We brengen prestatie-eisen vaak in verband met faalangst.
- Andere taken doen (anders dan dat wat je uitstelt) heeft direct positieve gevolgen. Zeker als ze snel gedaan kunnen worden. Het heeft direct resultaat (je mailbox is weer bij) en dat geeft jou een tevreden en voldaan gevoel. De negatieve gevolgen van het uitstellen treden pas veel later op.
- Onduidelijkheid draagt vaak bij aan uitstelgedrag. Als de taak die gedaan moet worden niet erg gestructureerd is of niet helemaal duidelijk is, leidt dit onbewust tot uitstel.
- Taken zonder deadlines of taken die je niet zo leuk vindt om te doen, leiden ook tot uitstelgedrag.
- Als je voor jezelf de lat te hoog legt of als de doelen onrealistisch zijn, neig je ook sneller tot uitstellen.
De volgende tips dragen bij aan het verminderen van je uitstelgedrag.
1. Doe aan zelfreflectie
Net heb ik een aantal redenen gegeven die uitstelgedrag in de hand werken. Het is belangrijk om voor jezelf jouw individuele oorzaken voor uitstelgedrag te achterhalen.
Als je opmerkt dat je iets uitstelt: vraag jezelf dan eens gericht af waarom je dat eigenlijk doet. Waarom durf je de taak niet aan te pakken? Wat houdt je tegen? Wat stoort je eraan? Waarom voel je je er onprettig over en neig je tot uitstellen?
Afhankelijk van het moment en de situatie kunnen er natuurlijk veel verschillende redenen achter je uitstelgedrag zitten. Vandaag ben je misschien niet fit en heb je het gevoel dat je niet genoeg energie hebt voor die belangrijke taak. De volgende dag heb je gewoon even geen zin om daarmee te starten, enzovoorts.
Ga daarom steeds voor jezelf na wat de reden is en wees je daar bewust van.
2. Besteed aandacht aan je gedachten
Gedachten hebben een enorme kracht en invloed op je doen en laten. Die innerlijke dialoog geeft 95 % van de tijd vorm aan je gevoel en je daadkracht.
Denk daarom bij voorkeur positief en formuleer taken en doelen liefst positief. Dat kan je uitstelgedrag meteen verminderen.
3. Neem je echte werktempo onder de loep
Vind je het moeilijk om in te schatten hoe lang je nodig hebt om een bepaalde taak te voltooien? Kies een minder leuke taak die je al even uitstelt. Observeer hoe je ermee aan de slag gaat en houd schriftelijk bij hoe lang je er nu werkelijk mee bezig bent.
Let daarbij op hoe vaak je afgeleid bent of ergens anders aan denkt. Houdt ook de effectieve tijd in de gaten waarbinnen je de taak uiteindelijk afrondt.
Als je dat nauwlettend bestudeert, merk je dat de taak zelf niet eens zoveel tijd kost. Maar al je afleiding maakt dat het veel langer duurt dan nodig. Hoe concreter je je eigen werkgedrag kent, des te gemakkelijker is het om er vervolgens verandering in aan te brengen.
4. Stel gericht je prioriteiten
Vaak stel je dingen uit die voor je gevoel niet zo’n hoge prioriteit hebben. Maar als je die dingen blijft uitstellen, heb je op een bepaald moment allemaal ‘deadlines’ van die uitgestelde taken bij elkaar. Daar word je helemaal niet gelukkig van!
Stel daarom regelmatig een lijstje op met de prioriteiten van je uitstellijst. Houd die bij naast je gewone to-do lijst die je natuurlijk ook prioriteert. Welk van de taken hebben hoge prioriteit, welke gemiddelde prioriteit en welke lage prioriteit?
Wil je nu echt stoppen met deze, eigenlijk vreemde, vorm van zelfsabotage? Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie’. Samen gaan we je uitstelgedrag te lijf: https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/
Houd de verschillende niveaus bij door ze bijvoorbeeld met a, b of c te markeren, en pak ze dan ook in die volgorde aan. Streep afgeronde taken op je lijst zichtbaar door. Dit versterkt je gevoel iets bereikt te hebben en motiveert enorm om verder te gaan.
5. Plan bewust
Als je de prio’s helder hebt voor jezelf, is het belangrijk om die nog verder in te kaderen. Geef daarvoor per taak het volgende aan:
- Wat is mijn exacte doel?
- Hoeveel tijd wil en kan ik eraan besteden?
- Wanneer moet het af zijn?
- Wanneer ga ik starten?
Bij grotere taken kun je ook het volgende meenemen:
- Wat zijn de noodzakelijke stappen om dit doel te bereiken?
- Welke informatie / welke personen heb ik nodig om de taak te voltooien?
Hoe specifieker je je taken en doelen voor jezelf helder hebt, des te groter is de kans dat je ook gaat starten en ze bereikt. Want door alles helder en overzichtelijk te hebben, motiveert dat om er ook snel een start mee te maken.
6. Start met het minst leuke
Vat de koe bij de horens en start je dag – als het even kan – met datgene waar je het minste zin in hebt. Vaak is het juist dat wat je al langer uitstelt. ‘s Ochtends ben je lekker fris in het hoofd. Omdat je zo gefocust bent, kun je die klus op zo’n moment juist het snelste klaren.
Mijn advies is: gewoon beginnen en als het klaar is, voel jij je dubbel blij en goed. Want én je hebt iets af én je kunt iets van je uitstellijst afstrepen. De rest van je to-do lijst gaat je vervolgens ook een stuk gemakkelijker af.
7. Voorkom onderbrekingen
Iets wat uitstelgedrag verder in de hand werkt, zijn onderbrekingen. Stel je bent net begonnen met die taak die je maar bleef uitstellen. Onderbrekingen lijken prettige afleidingen van wat je aan het doen bent.
Die mails beantwoorden, de was ophangen, de telefoon opnemen of een praatje met je huisgenoot. Dat voelt fijn omdat je even niet verder hoeft met die ‘vervelende’ taak.
Maar dit heeft een flinke invloed op je productiviteit. Je bent uit de focus en concentratie. Na dergelijke onderbrekingen kost het je tot wel 25 minuten voordat je weer volledig gefocust met de eerdere taak verder kunt.
Dat geldt zeker voor taken waarbij concentratie of creativiteit een vereiste zijn. Voorkom daarom liefst elke vorm van onderbreking. Zeg dat je niet gestoord wilt worden en zet je telefoon op stil en de notificaties op de PC uit.
8. Vermijd bewust (online) afleiding
Ik zei het al eerder: afleiding is de grootste vriend van uitstelgedrag. Verban daarom alle mogelijke bronnen van afleiding uit je omgeving.
Het internet is een bekende en verleidelijke afleider. Facebook, Instagram, Youtube, Whatsapp … voor je het weet is er alweer een uur voorbij. Leg je smartphone liever in een andere kamer, sluit je internet browser en zet de radio uit.
Maar ook kleine klusjes in huis kunnen een verleidelijke bron van afleiding zijn. Die was ophangen, de vaatwasser leegruimen of de kamer opruimen kan ook later: nu eerst aan de slag met je taak.
Door hier bewust op te letten, merk je na verloop van tijd dat het steeds gemakkelijker wordt om je niet onbewust af te laten leiden door dat soort dingen.
9. Stop met multitasken
Tegenwoordig hebben steeds meer mensen de neiging om voortdurend te multitasken. Tijdens je online werkoverleg lees je binnenkomende mails. Terwijl je belt met een vriendin stel je je boodschappenlijstje op: het gebeurt praktisch automatisch.
Onderzoek heeft het al lang bewezen: mensen zijn niet productiever als ze meerdere taken tegelijk doen. Integendeel: multitasken veroorzaakt juist meer (onbewuste) stress. Probeer liever stap voor stap en gefocust te werk te gaan; zeker bij taken van je uitstellijst.
Multitasken is een grote vijand van je concentratie en daarmee ook van je tijdbeheer. Hoe geconcentreerder je bent, hoe makkelijker de taak wordt en hoe eerder je hem hebt afgerond.
10. Houd jezelf wat vaker voor de gek
Als je op vrijdag iets af wilt hebben, stel je deadline dan op donderdag. Het klinkt gek: jezelf voor de gek houden. Maar het werkt wel. Hersenonderzoek toont aan dat hoe vaker je een bepaalde gedachte denkt, hoe meer die zich in je geest verankerd en uiteindelijk ga je dat als waarheid zien.
Als we van het voorbeeld uitgaan, denk je op een bepaald moment: “Oooh, donderdag moet het af zijn”. Je gaat dan naar die deadline handelen.
Je werkt effectiever en meer geconcentreerd omdat de donderdag steeds dichterbij komt. Met als resultaat dat je die taak op tijd afrondt en fijn kunt afstrepen. Daarnaast kun je op vrijdag dan weer andere dingen doen: win-win!
11. Delegeer in plaats van uit te stellen
Voor sommige taken kan het zinvol zijn om ze niet zelf uit te voeren. Gewoon: omdat je er geen zin in hebt of er niet echt tijd voor wilt of kunt vrijmaken. Stel je de belastingaangifte of het ramen wassen maar steeds uit? Dan is het moment aangebroken om het iemand anders te laten doen.
Zo gebeurt het toch en kun je verder met de dingen die je wel leuk vindt. Je hoeft niet alles zelf te doen. Dat geldt zowel op het werk als privé.
Natuurlijk werkt deze strategie niet voor alle taken, maar in veel gevallen kan het je leven een stuk eenvoudiger maken.
12. Laat je perfectionisme meer los
Onderzoek heeft aangetoond dat mensen meer gemotiveerd zijn om taken te voltooien als ze de redenen waarom het moet gebeuren (= de urgentie) echt erkennen en voelen. Houdt daarom voor jezelf bij dat soort taken altijd het grote geheel in de gaten.
Uitstellers neigen regelmatig tot een ‘alles-of-niets’ houding. Hier zit vaak een angst onder, namelijk de angst om niet (meer) geaccepteerd te worden als iets niet helemaal perfect is.
Dit perfectionisme leidt vervolgens weer tot uitstellen. Gaan voor een 7 of 8 is ook helemaal prima: het hoeft niet altijd een 10 te zijn. Houdt jezelf hierbij voor ogen: “Wat is het ergste wat er kan gebeuren?” Precies … vaak valt dat reuze mee. Dus laat je perfectionisme meer los en je uitstelgedrag zal meteen verminderen.
13. Beloon jezelf voor het niet uitstellen
Ja, je leest het goed: je beloont jezelf als je gekozen hebt om te starten met een lang uitgestelde taak. Ga je eindelijk beginnen aan de grote voorjaarsschoonmaak?
Pak er na 2 uur noeste arbeid een kop koffie of thee bij én dat heerlijke gebakje dat je speciaal hiervoor als beloning bij de bakker hebt gehaald.
Vier hiermee je succes dat je eindelijk bent begonnen met die klus die je al 2 weken uitstelt en geniet ervan. Daarna ben je nog meer gemotiveerd om de klus helemaal af te ronden.
14. De aanhouder wint
Uitstelgedrag minderen is best lastig en vooral een kwestie van doen. Met bovengenoemde tips kom je al een heel eind. Omdat je echt iets in je persoonlijkheid moet veranderen, duurt het wel even voordat je resultaat boekt en effectief minder last hebt van je uitstelgedrag.
Blijf volhouden en op een gegeven moment gaat het een stuk gemakkelijker. Het is echt de moeite waard: je hebt meer het gevoel van controle op alles, je ervaart minder stress en je houdt meer tijd over voor andere belangrijke dingen.
Wil je nu echt stoppen met deze, eigenlijk vreemde, vorm van zelfsabotage? Doe mee met de cursus ‘In 100 Dagen van Uitstel naar Actie’. Nu tijdelijk met € 35,00 korting. Samen gaan we je uitstelgedrag te lijf: https://www.fanfactor.nl/cursussen/in-100-dagen-van-uitstel-naar-actie/
Speak Your Mind